Wie oft fragst Du Dich nach einem Meeting: Wie viel Energie habe ich gerade?
Der Verlauf eines Meetings kann einen ganzen Arbeitstag verändern. Vielleicht kennst Du das von Dir selbst. Dein Tag hat eben angefangen, Du hast ein Meeting, das unstrukturiert und anstrengend ist und während des restlichen Tages schweifen Deine Gedanken immer wieder zu diesem Meeting zurück. Das Meeting verwirrt Dich, ärgert Dich immer noch oder es sind schlichtweg zu viele Punkte offen geblieben.
In unserer Arbeit mit unterschiedlichsten Kunden merken wir immer wieder: Achtsame Meetings können Dein Energielevel am Arbeitsplatz erhöhen. Sie steigern Deine Zufriedenheit und somit auch Deine Fähigkeit, Dich auf Deine Aufgaben zu konzentrieren. Achtsame Meetings helfen auch Deinem Team, gemeinsam produktiv zu werden, Fokus zu halten und Klarheit zu schaffen.
Darum haben wir für Dich und Dein Team die Checkliste für achtsame Meetings entworfen, die Du am Ende des Artikels herunterladen kannst. Teile die Liste gleich nach dem Download mit 2-3 Kolleg*innen, die Dir helfen können, Mindful Meetings Teil Eurer Unternehmenskultur werden zu lassen.
Doch was genau macht ein Mindful Meeting aus?
1. Check In & Check Out
Es startet immer mit einem sog. Check In, wie z.B. der Frage: Wie ist Deine Wetterlage heute. Der Check In schafft Vertrauen im Team und erhöht die Transparenz in der Kommunikation. Plant dafür ca. 5 Minuten ein. Beim Check Out könnt Ihr z.B. fragen: Was nehme ich aus dem Termin mit? – und jede*r teilt die Antwort in 1 Satz.
2. Agenda
Danach werft Ihr einen gemeinsamen Blick auf die Agenda des Meetings, die bereits vorab kommuniziert wurde und klar, einfach und verständlich sein soll. Ist die Agenda nicht klar, ändert sie gemeinsam ab – ohne Euch in lange Diskussionen zu verlieren.
3. Ziele
Sind die Ziele des Meetings klar?
4. Rollen
Dabei helfen Euch klar definierte Rollen. Klärt, wer Moderator*in, Timekeeper*in, Technikverantwortliche*r, Dokumentationsverantwortliche*r ist. Auch das könnt Ihr bereits vor Meetingbeginn ausmachen. Wichtig: Wechselt in den Rollen durch und überlasst nicht alles einer Person.
5. Teilnehmer*innen
Stellt bei der Einladung der Teilnehmer*innen sicher, dass wirklich alle wissen, warum sie an den Termin teilnehmen sollen und schreibt entsprechend Agenda und Ziele (wenn Ihr diese schon wisst) in die Termineinladung. Stellt eine Regel auf: Wenn Ihr nicht wisst, was Ihr zu einem Termin beitragen könnt oder warum Ihr dabei sein sollt, fragt nach oder sagt ab.
6. Dokumentation
Nutzt ein lebendes Dokument oder vielleicht sogar ein Board, z.B. Miro, um Euer Meeting inkl. der Aufgaben, offenen Fragen und Punkte für das nächste Meeting zu dokumentieren. Die Dokumentation können auch alle gemeinsam machen.
7. Regeln
Welche Regeln sind Euch wichtig? z.B. Einbindung der Stillen, achtsame Pausen, Pünktlichkeit. Haltet diese gerne auf Eurem Meeting-Board fest.
8. Hybrid, digital, real
Stellt bei der Organisation des Meetings sicher, dass allen Teilnehmer*innen klar ist, wie das Meeting stattfindet. Hybride Meetings erfordern deutlich mehr organisatorischen Aufwand für Räume und Technik und sollten darum nicht spontan aus realen Meetings entstehen. Ihr könnt auch die Regel einführen, wenn ein „reales Meeting“ geplant ist, sollten alle versuchen, real dabei zu sein.
9. Aufgaben
Poltert zum Ende des Meetings nicht einfach aus der Veranstaltung heraus. Fragt noch einmal, ob allen ihre Aufgaben aus dem Meeting klar sind und haltet die Aufgaben in der Dokumentation fest.
10. Dokumentation
Ihr habt gemeinsam dokumentiert? Großartig. Dann bestimmt eine Person, welche die Dokumentation im Nachgang noch einmal per Email an alle Teilnehmer*innen verschickt. So können auch mögliche verhinderte Kolleg*innen auf den aktuellen Stand gebracht werden und das nächste Meeting kann ohne Verzögerungen beginnen.
Wir wünschen Euch viel Spaß bei Euren Mindful Meetings!
Weitere Anregungen für gute Meetings findet Ihr auch hier:
Gerne kommen wir für einen Workshop zu Mindful Meetings bei Euch vorbei – digital, hybrid, real! Bei Interesse, schickt uns gerne eine Email dazu.
Mindful Meetings
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