Hybrid Office – Eine Chance, die viele Unternehmen aktuell vermeiden?

Ehrliche Frage: Womit befasst Ihr Euch im Team und im Unternehmen gerade mehr? 

Mit der Frage, wie Ihr die Rückkehr ins Büro gestaltet, sobald die Pandemie sich wirklich beruhigt hat? Oder mit der Frage, wie Ihr und Euer Unternehmen zukünftig eine gut funktionierende, Hybrid Office Lösung für das „Büro der Zukunft“ gestalten könnt? 

Tipps für kreatives, fokussiertes Arbeiten

Zurück ins Büro: Ruft der Honigtopf der Vergangenheit?

Aktuell hören wir bei myndway sehr viel von dem tiefen Wunsch vieler Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, schnellstmöglich ins Büro zurückzukehren. Sie sprechen davon, die Kollegen zu vermissen, sich nach dem Kaffeeplausch zu sehnen und von der Verlässlichkeit eines gut ausgestatteten Arbeitsplatzes. Auch Führungskräfte freuen sich darauf, ihre Kollegen und Kolleginnen wieder zurück zu haben. Die Rückkehr zur „alten Normalität“ scheint wie der Honigtopf der arbeitenden Glückseligkeit zu sein, der aus der Vergangenheit winkt. Doch sind wir mal ehrlich: Reicht das? Können wir die Uhr einfach zurück drehen und so die Pandemie und ihre Auswirkungen auf uns als Menschen und Arbeitnehmer vergessen?

Es gibt auch andere Stimmen, die klar betonen: Mir geht es gut im Home Office. Ich spare mir die Zeit für die Anfahrt und kann mich zu Hause gut konzentrieren. Andere vermerken, dass sie insbesondere fokussierte Arbeitszeiten und Flow-Zustände öfter bei der Arbeit zu Hause erfahren. Dort sind sie ungestört und können sich ihre Zeit mehr entsprechend des persönlichen Biorhythmus einteilen. Das unterstützt auch ihren Fokus in Meetings. 

 

Was braucht unser Gehirn, um gut zu arbeiten?

Nehmen wir kurz eine Perspektive ein, die ausschließlich darauf schaut, was unser Gehirn braucht, um gut zu arbeiten. Arbeit ist nicht für alle Menschen gleich. Doch vielleicht können wir uns darauf einigen, dass wir auch ähnliche Bedürfnisse bezüglich des Arbeitens haben: 

• Wir brauchen Fokuszeiten für die konzentrierte Arbeit.
• Kreativphasen dienen dazu, neue Ideen zu entwickeln und Projekte weiter zu denken. 

 

Wie aber unterscheiden sich diese Phasen und was braucht unser Gehirn, um in diesen wirkungsvoll zu arbeiten?

Prinzipiell agiert das Gehirn in sog. Go- & No-Go Pfaden. Diese Pfade verbinden die Basalganglien mit dem Vorderhirn, das in den rationalen Denkprozess sowie Planen und Handeln involviert ist. Das Vorderhirn entscheidet also, was wir tun und wie wir es tun. Die Basalganglien geben im präfrontalen Kortex das Signal zu handeln (Go). Sie können aber ebenso gut Handlungen unterdrücken (No Go). Beide Zustände wie auch das Gleichgewicht aus beiden Zuständen haben unterschiedliche Vorteile, die wir für unser Arbeiten nutzen können: Bei Go empfinden wir große Wachheit und Aktionsfreude, sind aber in einem leicht ablenkbaren Zustand. Bei No-Go fällt es uns schwerer, aktiv zu werden. Wir können in dieser Phase dennoch kreativ werden. Im Gleichgewicht sind wir leistungsfähig, fokussiert und finden leicht in einen Zustand tiefer Konzentration. All das passiert im Hintergrund und meist ohne, dass wir uns darüber bewusst sind. 

 

Go-Zustand

Erfahren wir einen Zustand von Go, sind wir hoch aktiv und können schnell Dinge abarbeiten wie bspw. Emails. Da wir hier leicht ablenkbar sind, ist ein ruhiger Hintergrund förderlich. Viele Menschen erleben die Go-Phase frühmorgens. Ein ruhiger Arbeitsplatz möglichst ohne viele Störfaktoren und mit viel Ruhe ist hier besonders von Vorteil, um fokussiert und effizient zu sein. 

Übrigens erleben manche diese späte Wachheit auch gegen Abend und verwechseln sie gerne mit Schlaflosigkeit. Anstatt sich aber in diesen Phasen abends in negativen Gedanken zu verheddern, ist es sinnvoller die Energie für einfache Haushaltstätigkeiten oder einen Gang in den Garten zu nutzen. 

No-Go Phasen

No-Go Phasen unterstützten die lineare Kreativität. Sie ermöglichen freies Denken, sind aber manchmal auch von Müdigkeit und leichter Erschöpfung geprägt, bspw. wie nach der Mittagspause. In diesem Zustand sind wir ebenfalls leichter ablenkbar. Versuchen wir allerdings in diesem Zustand aktiv zu werden, hilft es, sich in einem Büroraum mit leichten Hintergrundgeräuschen aufzuhalten. Auch unaufgeregte Musik kann hier das autonome Nervensystem aktivieren und uns beispielsweise darin unterstützen, kreativ zu werden. 

Balance aus Go-No-Go

In der Go-No-Go Balance entsteht ein Gleichgewicht aus Aktionsfreude und der Fähigkeit, Aktionsunfreude zu unterdrücken. Wir fühlen uns in dieser Balance wach, leistungsfähig und fokussiert. Auch in der Balance brauchen wir ähnlich der Go-Phase Ruhe wenig Ablenkung, um in tiefen Fokus, non-lineare Kreativität oder vielleicht sogar einen Flow Zustand zu kommen. Geräusche und Unruhe im Umfeld wirken irritierend. Ein möglichst ruhiger, ungestörter Arbeitsplatz entweder im Home Office oder in einem abgeschlossenen Büroraum sind optimal. Während die Go-Phase dazu gut war, um effektiv Aufgaben abzuarbeiten, lässt sich die Balance nutzen, um Neues zu erlernen oder sich tief in komplexe Themengebiete einzuarbeiten. Sie stellt sich oft im Laufe des Vormittags und nach Sportintervallen am Morgen ein. 

Und was ist mit dem sozialen Faktor? – Unser Gehirn ist sozial!

Ohne Frage: Sozialer Austausch ist wichtig, um sich Feedback einzuholen und für die gemeinsame Arbeit an spezifischen Themen.

Darüber hinaus regt sozialer Austausch unsere Fähigkeit zu Empathie und Mitgefühl an. Wir fühlen uns in einem guten Gespräch mit einem Kollegen oder einer Kollegin sicher, aufgehoben und bestärkt. Das steigert das allgemeine Wohlbefinden am Arbeitsplatz und die Sicherheit im eigenen Tun. Langfristig fördert ein beziehungsorientierter Austausch auch das persönliche Selbstbewusstsein und die psychologische Sicherheit im Team. Man kann also sagen, sozialer Austausch wirkt ausgleichend.  

Was bedeuten diese Erkenntnisse für das Büro der nahen Zukunft?

Es gibt nicht den einen Weg, der sich für das Hybrid Office anbietet. Es ist weder empfehlenswert, komplett ins Büro zurückzukehren und die Uhr auf 2019 zu drehen; noch bietet es sich an, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu Home Office zu verpflichten. Die Zukunft lebt von Hybrid Office Modellen, die Raum für Fokus, Kreativität und Soziales geben. 

Geht im Unternehmen in den Dialog und sprecht über Eure Bedürfnisse. Adressiert dabei auch, welche Aufgaben ihr im beruflichen Alltag verfolgt und wie viel Zeit ihr für Fokusarbeit, wie viel ihr für sozialen Austausch und wie viel Zeit ihr für kreatives Arbeiten benötigt. Auch die Bedürfnisse Eures Teams sind wichtig: Wie viele Meetings braucht ihr vor Ort, um gemeinsam an Themen zu arbeiten? Was sind Hybrid Office Lösungsformen, die ihr auch nutzen möchtet, um Themen voran zu bringen und dabei die Bedürfnisse der Kollegen und Kolleginnen zu beachten? 

Hybrid Offices sind nichts anderes als eine Chance für Mitarbeiter und Führungskräfte, gemeinsam einen bestmöglichen Arbeitsraum zu schaffen, der auf unterschiedliche Bedürfnisse eingeht und dabei jedem Einzelnen ermöglicht, sich motiviert und erfüllt im Job und im Team einzubringen. Zudem zeigen Hybrid Office Modelle: Wir ignorieren die Erfahrungen aus der Pandemie-Zeit nicht, sondern integrieren sie, um aktiv die Arbeitswelt von Heute und Morgen zu gestalten. 

 

 

Die Fragen, die wir uns selbst tagsüber regelmäßig selbst stellen sollten, ist: 

• Welchen Hintergrund benötige ich gerade, um wirkungsvoll arbeiten zu können? Welche Räumlichkeiten brauche ich gerade, um gut arbeiten zu können? 

 

Die Fragen, die sich Führungskräfte zusätzlich stellen könnten: 

• Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Bedürfnisse kennen und ihre Arbeit entsprechend danach ausrichten können? 

 

Ein Match aus diesen beiden Fragen kann die Produktivität, den Fokus und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz ungemein steigern. 

Tipps, um das Gehirn optimal auf fokussiertes, kreatives und soziales Arbeiten vorzubereiten 

1. Licht im Gesicht: Startet in den Tag mit 30 Minuten Sonnenschein oder hellem Licht aus Tageslichtlampen im Gesicht. Das wirkt sich positiv auf die Leistungskraft Eures Gehirns aus. 
2. Wasserkraft: Ein Glas Leitungswasser direkt nach dem Aufstehen bringt das Gehirn in Schwung. 
3. Body Scans: Achtsamkeitsübungen wie Body Scans von ca. 10 Minuten, z.B. statt des Mittagsschlafs erhöhen die Aktivität im präfrontalen Kortex und fördern Konzentration, Fokus und inneres Wohlbefinden.
4. Aktive Gesprächsführung: Fragt Eure Kollegen und Kolleginnen aktiv „wie es ihnen geht“ und hört voller Präsenz zu. Ihr werdet merken, das tut Euch und den Kollegen gut.  

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Quellen:

Huberman Lab, 2021: https://podcastnotes.org/huberman-lab/optimize-your-brain-with-science-based-tools-huberman-lab/

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